Pre správne fungovanie tohto webu využívame súbory cookies. Ak budete pokračovať v jeho prezeraní, súhlasíte s používaním súborov cookies.Pokračovať Viac informácií    
Jedálne.sk
Informačný portál
hromadného stravovania

Nová registrácia | Zabudnuté heslo
Hľadanie na webe
Vyhľadajte si dodávateľa v databázi
Napíšte nám odkaz
Hodnotenie článku:       
Ako účinne presadzovať zmeny?

Ako účinne presadzovať zmeny?

Vložené 22.5.2017 | Autor: Jiří Vlček
Zmeniť zabehnutý spôsob práce, donútiť pracovníkov pracovať inak, prinútiť ich ku zmenám je vždy ťažké. Podobných situácií zažívajú vedúci jedální veľa. Ako vykonávať zmeny v práci, ako sa na ne pripravovať?

V školských jedálňach sa stále niečo deje. Vonkajšiemu pozorovateľovi by sa preto mohlo zdať, že zmeny tam sú na dennom poriadku. Často sa jedná o nové spôsoby práce, s ktorými sa pracovníci jedálne musia nejako vyrovnať, napríklad zmeny v skladbe jedálneho lístka a s tým súvisiace nové pokrmy, ktoré sa kuchárky musia naučiť pripravovať. Alebo nové prístroje, ktoré sa kuchárky musia naučiť používať, a to tak, aby sa to neprejavilo negatívne na kvalite pokrmov. Potrebná je aj úprava pracovných postupov pri príprave jedla, niekedy iné rozdelenie úloh medzi kuchárky a rad ďalších vecí, ktoré s tým súvisia. Veľkou zmenou, na ktorú musí pracovníčka kuchyne reagovať, je znižovanie úväzkov: ako rovnakú prácu odviesť s menej ľuďmi? Ako pritom udržať medzi pracovníkmi dobrú náladu? Ako motivovať svojich podriadených k ochote sa na zmenách podieľať? A prečo sa vlastne veľa ľudí toľko obáva zmien?

Prečo nie sú zmeny príjemné

Začnime od konca. Zmeny nie sú nikomu príjemné. Je to dané tým, že nás vyvádzajú z nášho obvyklého spôsobu myslenia. Nútia nás meniť navyknuté spôsoby správania a vyžadujú od nás novú pozornosť a chuť sa niečo nové učiť. Hoci zmeny môžu prinášať rad zjednodušení, v praxi to zvyčajne nikoho príliš neuspokojí. Vložiť pred odchodom z práce 40 kg mäsa do multifunkčnej panvice, zapnúť ju a veriť, že ráno prídeme k hotovému pokrmu – to vyžaduje odvahu. Presadenie zmien v praxi často komplikuje obava z čohokoľvek nového, čo nepoznáme.

V princípe ide vlastne o to, že zmena spochybňuje doterajšie istoty a núti nás k nastoleniu nových pravidiel a poriadku. Zmeny vyžadujú od pracovníkov jedální nové nároky na spôsoby práce, harmonogramy, kompetencie alebo úlohy, o čom zvyčajne majú len malé či vôbec žiadne tušenie. Áno, môže sa pritom aj ukázať, že niekto nerobí svoju prácu dobre, že má ešte nejaké rezervy. To sa zvyčajne prejavuje v odpore zmeny prijímať alebo snahou sa zmenám brániť. Zmeny však tiež môžu ukázať, že je niekto preťažený, má nevhodne nastavené pracovné úlohy či že jednoducho nie je v silách kolegyne danú vec zvládnuť. Vedúci jedální by preto mali spozornieť a premýšľať, v čom postoj k zmenám u ich zamestnancov spočíva, a akým spôsobom s ním možno ďalej pracovať.

Zmeny sprevádza strach

Neistota, ktorá zmeny pravidelne sprevádza, môže v ľuďoch vzbudzovať strach. A strach nie je dobrý priateľ nikoho. Strach uzatvára naše pohľady do budúcna a zviera nás v predstavách, ktoré nás desia. Nepriateľom strachu a teda pomocníkom všetkých vedúcich jedální je preto dostatok informácií a ich zdieľanie na pracovisku. Celkové napätie z blížiacej sa zmeny možno účinne znížiť aj tým, keď necháme svojich podriadených kolegyne a kolegov spolurozhodovať o tom, ako konkrétne zmenu vykonáme. Ak upravujete napríklad skladbu jedálneho lístka, nechajte svoje kolegyne vybrať z dvoch možných variant alebo im navrhnite, nech prinesú vlastné riešenie. Ak potrebujete pridať do jedálneho lístka zeleninové jedlá, poproste kolegyne, nech navrhnú, aké jedlá to budú, atď. Konkrétne pracovník, so zadanou úlohou, totiž môže do situácie vniesť nové pohľady (podobne to robil i továrnik Baťa). V každom prípade však toto splnomocnenie či uschopnenie k rozhodovaniu dáva ľuďom možnosť sa na zmenách prakticky podieľať, mať na ne vplyv, a tým aj znížiť ich strach z niečoho, o čom vlastne veľa nevie. Predostieram tu, že nie každému to vyhovuje.

Postup na vykonanie zmien

O zmenách bolo napísané veľa a často sú predmetom manažérskych kurzov. Možno využiť tiež dostupnú literatúru, napr. Petera Druckera či Františka Hroníka, a prečítať si o nich viac. Jedná sa o zaujímavé knihy z personalistiky a riadenia ľudských zdrojov, plné praktických návodov.

Ja vám tu ponúkam stručný manuál zmien pre vedúcich jedální v duchu koučovacej (rozvojovej) metódy GROW:

1) Rozmyslite si, čo chcete dosiahnuť (G – goals, t.j. ciele). Tu rozlíšte medzi cieľovým stavom, ktorý chcete dosiahnuť (potrebujeme rozšíriť jedálny lístok o rybacie alebo bezmäsité jedlá), a prostriedky, ktoré k tomu chcete využiť (zavedenie nových receptov, zmena v harmonograme prípravy jedla a časov prestávok, atp.). Prostriedky ponechajte na krok č. 3.

Ako príklad si predstavme nasledujúce cieľový stav definovaný takto: "Máme ozdraviť jedálny lístok a pridať zeleninové pokrmy".

2) Zvážte súčasný stav (R – reality, t.j. realita, skutočnosť). Popíšte, ako je to dnes, tu a teraz. Čo už máte k dispozícii, a čo nie.

Odpovedať si môžeme napríklad takto: V obedoch máme málo zeleniny, varíme málo zeleninových pokrmov. Poukazujú na to kontroly z RÚVZ aj niektorí rodičia. Máme k dispozícii nové normy, ale kuchárky so zmenou nie sú príliš uzrozumené. Takisto stravníci zmenu neprijmú ľahko a tiež nám chýba potrebné materiálne vybavenie na prípravu a spracovanie väčšieho množstva zeleniny.

3) Popíšte cieľový stav v súvislostiach a premýšľajte, aké máte možnosti na jeho dosiahnutie (O – options, t.j. možnosti). Zvažujte všetky prostriedky, ktoré vám pomôžu zmeny dosiahnuť. Zahrňte vonkajšie i vnútorné zdroje. Zvažujte zdroje materiálne, technické, finančné, personálne a technologické a všetky ďalšie, ktoré vám budú nejako užitočné.

Príklad zoznamu možností: Skúsime vybrané zeleninové jedlá doma, napríklad ich rozdelíme medzi kuchárky, nech každá doma niečo vyskúša. Môžem jednať s riaditeľom alebo zriaďovateľom o  nákupe potrebnej techniky. Môžem upozorniť riaditeľa na vyššiu prácnosť a potrebu vyšších úväzkov. Upozorním, že bude potrebné zvýšiť finančnú normu, pretože zelenina je drahá. Pripravíme propagačnú kampaň medzi žiakmi a na rodičovských stretnutiach aj medzi rodičmi.

4) Akokoľvek sa to zdá sebecké, až teraz začnete myslieť na svoje kolegyne a kolegov. Premýšľajte o tom, koho sa zmena dotýka, čo mu prinesie a čo mu naopak pravdepodobne vezme, aká je ochota jednotlivcov ku zmenám a čo pomôže zmierniť ich obavy (W – will, t.j. vôľa).

Osobitnú pozornosť venujte vlastnej práci s odporom vašich zamestnancov voči zmene. Zistite, v čom spočíva a čo by ju mohlo účinne vyriešiť. Rozlišujte pritom medzi kolektívnym odporom (odpor tímu) a odporom individuálnym. Pri rozlišovaní majte na pamäti, že každý tím či kolektív sa skladá z jednotlivcov. "Názor kolektívu" je podľa môjho súdu skôr mýtus, ktorému reálne zodpovedá jedine podobný názor niekoľkých málo jednotlivcov, s ktorými už možno hľadať individuálne riešenie.

V našom príklade sa zmena týka všetkých kuchárok. Najmä hlavná kuchárka je proti. Môžeme sa s ňou teda porozprávať a snažiť sa pochopiť jej dôvody. Môžeme kolegyňu poslať na školenie. Kolektívny odpor môžeme zlomiť napr. usporiadaním interného seminára pre všetky kuchárky.

Na čo ešte myslieť

Zvládli ste to? Výborne! Vyskúšať tieto body v praxi je dobrým prvým krokom. Ďalej skúste zvážiť nižšie uvedené:

5) Premýšľajte v čase. Do kedy najneskôr potrebujete zmenu vykonať a či možno jej zavedenie nejako rozfázovať. Urobte si časový plán.

6) Premýšľajte o zdrojoch. Zahrňte do svojich úvah tých ľudí, ktorí vám pri presadzovaní zmeny môžu pomôcť. Využite ich postavenie, potenciál, charakter či ochotu ku zmene. Začnite zmeny u nich a s nimi. Dohovorte spoločný postup.

7) Komunikujte, buďte transparentný. Ak ste si istí svojou predstavou o zmene, komunikujte ju s ostatnými. Buďte čo najviac otvorení, úprimní a čitateľní. Čo môžete, povedzte. Čo neviete, priznajte. Hľadajte pomoc u kolegov a prizvite ich k hľadaniu riešenia. Buďte si vedomí svojej kompetencie (mandátu) zmeny realizovať. Naučte sa zároveň nechať sa inšpirovať od druhých.

8) Nebojte sa. Verte sebe. Verte ľuďom okolo seba. Všetko sa lepšie zvláda v tíme, ako keď je človek sám.

Zmena je teda pripravená, ľudia o nej vedia a čoskoro prebehne. Tým to však nekončí. Americký psychológ Kurt Lewin odporúča ako poslednej fáze procesu zavádzania zmien, aby sa vedúci pracovník sústredil na fixovanie nového stavu po zmene. Vašou úlohou by teda malo byť "zamrazenie" nových pravidiel tak, aby opäť mohla nastať situácia bežnej prevádzky. Toho sa dá docieliť napríklad vydaním nového predpisu, pochvalou, či inou formou ocenenia alebo malou oslavou medzi zamestnancami (neformálne posedenie mimo prácu alebo aj v pracovnej pauze).

Nie všetko sa počas zavádzania zmien do praxe musí podariť; nie vždy je presadzovanie zmien všetkými prijímané. Majte preto na pamäti vetu už spomínaného zakladateľa moderného managementu Petera Druckera, ktorý hovorí: "Je ďaleko dôležitejšie robiť správnu vec, než robiť vec správne."

Prajem vám veľa zdaru pri zavádzaní vašich zmien.

Mgr. Jiří Vlček – kouč a terapeut

Diskusia k článku:
NadpisAutor Dátum                
NovéEdita KN25.05.2017 06:56
Zobraziť diskusné príspevky

Sponzori portálu
TOP články mesiaca
Späť nahor
Partnerské portály:
Jídelny.cz, s.r.o., Farského 638/14, 326 00 Plzeň - Východní Předměstí, Česká republika
Telefón: +420 731 331 095, e-mail: info@jidelny.cz